Vrijwilligersvergoeding zin en onzin
Vrijwilligersvergoeding
zin en onzin
Onder de naam “vrijwilligersvergoeding” is bij veel verenigingsbestuurders en vrijwilligers een regeling bekend die de vrijstelling omschrijft die vrijwilligers kunnen krijgen over de gemaakte onkosten voor de vereniging. Deze regeling is een eigen leven gaan leiden met een verkeerde inhoud. Nu denk men soms dat een vrijwilliger maximaal € 1.500 van een vereniging mag krijgen als vergoeding voor geleverde dienen of een andere vorm van betaling.
En vervolgens claimt de vrijwilliger een vergoeding van € 1.500 omdat dit wettelijk is toegestaan !!
Dit is echter niet juist. De regeling is bedoeld om de administratieve lasten van de vereniging en de vrijwilliger bij het opgeven van de belastingen minder te maken.
Hieronder een toelichting over de regeling.
Onkostenvergoeding
Een vereniging of stichting mag de werkelijke onkosten die een vrijwilliger voor de vereniging maakt vergoeden. Daar is niets op tegen. Wel is het zo dat de vereniging en de vrijwilliger bij controle van de belastingdienst moeten kunnen aantonen dat het hier om onkosten gaat. Men moet de bonnen en andere bewijsmaterialen bewaren zodat onomstotelijk vast staat dat het onkosten zijn en geen inkomen. Dit is veel werk voor de vereniging en de vrijwilliger, die de bonnen over een aantal jaren moeten bewaren.
De penningmeester heeft een extra archiefkast nodig om de bonnen en declaratie per vrijwilliger te bewaren. Echter meestal gaat het hier om relatief kleine bedragen.
Vrijstelling
Daarom heeft men een vrijstelling voor vrijwilligers van maximaal € 1.500,00 per jaar of maximaal € 150,00 per maand ingesteld. Als het totaal van alle onkosten inclusief kilometervergoeding onder de € 1.500,00 per jaar blijft dan hoeft men dit niet meer aan te tonen en geen bonnen meer te bewaren.
Als het bedrag boven de € 1.500 uitkomt dan moet men wel de bewijzen kunnen overleggen.
Er is dus een vrijstelling van bewijslast tot €1.500.
Een goede penningmeester zal als dat aan de orde is gebruikmaken van deze regeling omdat het veel administratie scheelt.
Voor de administratie en verantwoording van de jaarcijfers aan de ledenvergadering zal de penningmeester uiteraard wel de nodige declaraties en bewijsstukken moeten kunnen tonen aan de kascontrole commissie.
Vrijwilliger bij meerdere verenigingen
Voor een persoon die bij meerdere verenigingen vrijwilligerswerk doet en bij deze verschillende verenigingen zijn onkosten kan declareren, geldt dat het totaal van het bedrag dat hij van de verschillende verenigingen ontvangt niet meer mag zijn dan € 1.500 per jaar om in aanmerking te komen voor de vrijwilligersregeling. Ontvangt hij totaal meer dan € 1.500 per jaar, dan moet hij dus de bewijzen kunnen overleggen.
Het is dus NIET zo dat men bij vier verenigingen 4 x de vrijwilligersvergoeding van € 1.500 mag toepassen op de onkosten.
De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor een juiste afstemming tussen de verschillende verenigingen als dat nodig mocht zijn.
Reiskosten
Reiskosten zijn ook onkosten die men mag vergoeden. Het gaat hier ook om de werkelijke kosten. Dus bij een dure auto is dit meer dan bij een goedkope auto. Men hanteert vaak de berekeningen van de ANWB of BOVAG. De grens van € 0,19 per kilometer die vaak wordt gehanteerd, is het bedrag dat werkgevers belastingvrij aan hun werknemers mogen vergoeden voor woon werkverkeer of dienstreizen. De vereniging is geen werkgever van de vrijwilliger en hoeft zich niet aan deze normering te houden. De kilometervergoeding is wel weer onderdeel van de vrijstelling van de € 1.500,00
Zorg voor duidelijke spelregels
In de sport zijn de regels van het spel vastgelegd in het spelreglement. Voor het besturen en leiden van de vereniging zijn geen standaard regels. Voor elke vereniging zijn er wel redenen om ander regels te hanteren. Dit is geen probleem als men maar weet wat de regels zijn. Ook voor het vergoeden van onkosten van vrijwilligers is het goed om dit in een aantal regels vast te leggen. Wat mag men wel en niet declareren. Wie mogen declareren en op Hoe dient men de declaratie in te dienen. Onduidelijkheid over de regels kan leiden tot een gevoel van ongelijkheid. “Hij wel en ik niet” of afgunst “het bestuur declareert maar” of een ordinaire ruzie omdat het bonnetje bij de verkeerde persoon terecht is gekomen en niet betaald.
Kortom regel het in een keer goed en concentreer je dat weer op het beleven van plezier aan het sporten.
Kijk voor meer informatie over vergoedingen aan trainers en leiders HIER